Servicekostenafrekening: zo doe je het goed als verhuurder

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels veranderen; controleer de actuele stand bij de genoemde bronnen.

Vraag je naast de kale huur een voorschot voor servicekosten, zoals schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimten, energie of een huismeester? Dan moet je elk jaar afrekenen. Een goede afrekening voorkomt discussie en procedures bij de Huurcommissie. In dit artikel lees je welke termijn geldt, wat erin moet staan en hoe je de kosten eerlijk verdeelt.

De termijn: uiterlijk zes maanden na het kalenderjaar

Volgens artikel 7:259 van het Burgerlijk Wetboek stuur je de huurder elk jaar een overzicht van de werkelijke servicekosten, binnen een halfjaar na afloop van het kalenderjaar. De afrekening over 2025 moest dus uiterlijk 30 juni 2026 bij de huurder zijn. De afrekening over 2026 moet uiterlijk 30 juni 2027 binnen zijn. Dat staat ook in het beleidsboek servicekosten van de Huurcommissie.

Stuur je niets, dan kan de huurder je schriftelijk om de afrekening vragen. Je krijgt dan drie weken. Komt er niets, of laat je schriftelijk weten dat je niet afrekent, dan kan de huurder de Huurcommissie vragen de kosten vast te stellen. Andersom geldt: heb je zelf nooit een afrekening gestuurd, dan kun je als verhuurder geen verzoek indienen.

Wat er in de afrekening moet staan

De afrekening is uitgesplitst naar soort kosten. Per post laat je zien wat de werkelijke kosten waren, welk deel voor deze huurder is en hoeveel voorschot er is betaald. Bewaar facturen en andere betaalbewijzen. De Huurcommissie verwacht dat je kunt aantonen dat de kosten echt zijn gemaakt. Voor overige servicekosten gebruikt de Huurcommissie een specificatieformulier.

De verdeelsleutel

Bij een pand met meerdere huurders verdeel je de totale kosten met een verdeelsleutel. Het beleidsboek van de Huurcommissie geeft houvast:

• De verdeelsleutel spreek je af in het huurcontract.
• Gebruik je een verdeelsleutel enkele jaren achter elkaar, dan geldt die als afgesproken.
• De Huurcommissie kan afwijken van een afgesproken sleutel als die niet redelijk is.
• Voor overige servicekosten is de basis een gelijke verdeling over het aantal woonruimten.
• Voor gas gaat de Huurcommissie uit van 35 procent vaste kosten, gelijk verdeeld over het aantal woonruimten, en 65 procent variabele kosten naar vloeroppervlakte. Elektriciteit en water worden gelijk verdeeld over het aantal woonruimten.
• Kosten door leegstand mag je niet doorberekenen aan de huurders die er wel wonen.

Kies je voor een andere sleutel, bijvoorbeeld per m² voor alle posten, leg dat dan vast en houd het elk jaar hetzelfde. Wissel je van sleutel, leg uit waarom.

Administratiekosten

Je mag een vergoeding rekenen voor het werk van de afrekening. Over warmte (gas, olie of andere brandstof) is dat maximaal 2 procent, of 1 procent als je het meten en verdelen uitbesteedt. Over alle andere posten is het maximaal 5 procent. De Huurcommissie hanteert per afrekening per woonruimte een minimum van € 7,50 en een maximum van € 75,00. De percentages zijn inclusief btw. Je mag de vergoeding alleen rekenen als de huurder ook echt een afrekening heeft gekregen.

Wat niet in de servicekosten hoort

• Begin- en eindschoonmaak bij verhuizing.
• Verzekeringen die direct verband houden met het gebouw.
• Belastingen en heffingen.
• Schilderwerk dat niet bij de start van de huur is afgesproken.

Wanneer kan de huurder naar de Huurcommissie?

De huurder kan een verzoek indienen tot 24 maanden na de termijn van een halfjaar. Bij de afrekening over 2025 is dat dus tot 30 juni 2028. Of de Huurcommissie een bindende uitspraak doet, hangt af van het contract:

• Contract op of na 1 juli 2024: een uitspraak is mogelijk voor alle woningen, sociaal, midden en vrij.
• Contract vóór 1 juli 2024: een uitspraak bij sociale huur. Bij de vrije sector alleen een advies, en alleen als jullie dat allebei schriftelijk willen.

Nieuwe regels vanaf 1 januari 2027

Op 1 januari 2027 gaat de Wet modernisering servicekosten in. In het nieuwe besluit staan 8 soorten servicekosten. Alleen die mag je nog als servicekosten doorberekenen. De regels gelden voor huurcontracten die op of na 1 januari 2027 worden gesloten. Je mag met huurders afspreken dat de nieuwe regels ook voor een bestaand contract gelden. De Huurcommissie krijgt meer mogelijkheden: ze kan dan alle kosten in een voorschot beoordelen. Kleinere groepen huurders kunnen makkelijker samen een verzoek indienen.

Vuistregel: zet de verdeelsleutel in het contract, gebruik hem elk jaar op dezelfde manier en bewaar per post de factuur. Dan is bijna elke vraag van een huurder in een paar minuten te beantwoorden.

Stappenplan

1. Zet in januari alle facturen van het vorige jaar per post bij elkaar.
2. Haal leegstand eruit: dat deel is voor jou.
3. Verdeel per post met de afgesproken sleutel.
4. Trek de betaalde voorschotten per huurder af.
5. Stuur de afrekening ruim voor 30 juni, met een overzicht van de berekening.
6. Pas het voorschot aan als het verschil groot is.

Hoe Blokscout helpt

Met de Beheer-module maak je per huurder een servicekostenafrekening. Je kiest per post een verdeling: gelijk delen, per m² of een eigen verdeling. De voorschotten komen uit de huurcontracten, kosten en facturen staan al in het dossier, en je drukt de afrekening per huurder af als brief. Huurbetalingen lees je in met een bankafschrift (CSV); een live bankkoppeling komt binnenkort. Probeer het 14 dagen gratis.