Huurachterstand aanpakken: stappenplan voor de verhuurder

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels veranderen; controleer de actuele stand bij de genoemde bronnen.

Een huurachterstand begint klein. Een maand te laat, een deel betaald. Wie snel en netjes handelt, krijgt het geld meestal terug en houdt de huurder. Wie wacht, staat na een paar maanden voor een rechtszaak. In dit artikel lees je de stappen die je als verhuurder zet, wat je mag rekenen aan incassokosten en rente, wanneer je de gemeente inschakelt, en hoe het verder gaat bij de kantonrechter. Stand: oktober 2026.

Stap 1: snel contact, en een betalingsregeling

Bel of mail de huurder in de eerste week na de betaaldatum. Vraag wat er aan de hand is. Vaak is het een tijdelijk probleem: een nieuwe baan, een toeslag die stopt, een vergeten overboeking. Spreek dan een betalingsregeling af en zet die op papier: welk bedrag, op welke datum, en wat er gebeurt als een termijn niet komt.

Volkshuisvesting Nederland schrijft in de factsheet over huisuitzetting dat een betalingsregeling in elke fase nog mogelijk is, ook vlak voor een ontruiming. Volgens diezelfde factsheet kost een huisuitzetting een verhuurder gemiddeld 10.000 tot 15.000 euro (ervaring van woningcorporaties). Een regeling is dus bijna altijd goedkoper.

Stap 2: de melding aan de gemeente (vroegsignalering)

Sinds 1 januari 2021 moeten verhuurders, dus ook particuliere verhuurders, een betalingsachterstand vroeg doorgeven aan de gemeente. Dat volgt uit de gewijzigde Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening. De gemeente kan de huurder dan hulp aanbieden. Volgens de vragen en antwoorden van Volkshuisvesting Nederland zet je eerst deze stappen:

• je probeert de huurder persoonlijk te bereiken (bellen, langsgaan);
• je wijst de huurder op de schuldhulp van de gemeente;
• je stuurt ten minste een schriftelijke herinnering.

Daarna geef je de contactgegevens van de huurder en de hoogte van de achterstand door aan de gemeente. Belangrijk: geef pas iets door als je vooraf afspraken met de gemeente hebt gemaakt over hoe je meldt. Vraag dus nu al bij elke gemeente waar je verhuurt hoe dat werkt. De wet noemt geen vaste termijn in maanden en bevat geen boete voor niet melden. Maar de rechter kijkt er wel naar. In een zaak bij de rechtbank Rotterdam (2022) woog mee dat de verhuurder niet kon laten zien dat hij deze stappen had gezet. De ontbinding werd toen afgewezen.

Stap 3: de 14-dagenbrief en incassokosten

Is je huurder een particulier, dan mag je pas buitengerechtelijke incassokosten rekenen na een zogeheten 14-dagenbrief. Dat volgt uit artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek. Volgens de uitleg van de ACM moet die brief:

• de huurder ten minste 14 dagen na ontvangst de tijd geven om zonder extra kosten te betalen (de datum op de brief telt dus niet als start);
• het bedrag aan incassokosten noemen dat je daarna rekent.

Jij moet kunnen bewijzen dat je de brief hebt gestuurd. Andere kosten, zoals dossier- of administratiekosten, mag je daarnaast niet rekenen.

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (versie geldig vanaf 1 oktober 2024) geeft deze maxima:

Deel van de hoofdsom	Maximaal
Eerste 2.500 euro	15%
Volgende 2.500 euro	10%
Volgende 5.000 euro	5%
Volgende 190.000 euro	1%
Daarboven	0,5%, met een maximum van 6.775 euro

De vergoeding is ten minste 40 euro. Voorbeeld: bij een achterstand van 1.200 euro is het maximum 15% daarvan, dus 180 euro. Volgens Rijksoverheid mag je btw over de incassokosten alleen doorberekenen als je zelf niet btw-plichtig bent. Voor kleine terugkerende vorderingen geldt sinds 1 oktober 2024 een extra grens: maximaal 140 euro per zes maanden als het maandbedrag lager is dan 266,67 euro (Rijksoverheid).

Wettelijke rente

Over de achterstand mag je ook wettelijke rente vragen. Voor afspraken met particulieren is dat volgens Rijksoverheid 4% per jaar sinds 1 januari 2026. Het percentage wordt elk half jaar opnieuw bekeken, dus controleer het voordat je rekent.

Stap 4: dagvaarding en kantonrechter

Helpt dit niet, dan kun je een deurwaarder vragen te innen en de huurder laten dagvaarden bij de kantonrechter. Je kunt vragen om betaling, ontbinding van het huurcontract en ontruiming. Je mag de huur van een woning niet zelf ontbinden: daar is altijd een rechter voor nodig.

Hoe groot moet de achterstand zijn? De wet noemt geen vast getal. Rechters hanteren wel een vuistregel. In een uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland (2025) staat dat meestal een achterstand van meer dan drie maanden genoeg is, maar dat de rechter alle omstandigheden moet afwegen. Denk aan: betaalt de huurder inmiddels weer, is een deel ingelopen, is er schuldhulp, zijn er kinderen. Soms ontbindt de rechter onder voorwaarden: zolang de huurder een regeling nakomt, mag hij blijven.

Stap 5: ontruiming

Na een vonnis tot ontbinding moet de huurder vertrekken. Doet hij dat niet, dan mag alleen de gerechtsdeurwaarder de woning ontruimen. Zelf de sloten vervangen of spullen buiten zetten mag niet. Ook in deze fase kun je nog een regeling afspreken. De huurder blijft de achterstand en de huur tot het vertrek verschuldigd.

Vuistregel: bel in week een, stuur in week twee een schriftelijke herinnering met een verwijzing naar schuldhulp, en meld daarna bij de gemeente. Wie vroeg en netjes handelt, staat sterker bij de rechter en hoeft er meestal niet heen.

Achterstand voorkomen

• Betaaldatum: leg een vaste datum vast in het contract, bijvoorbeeld de eerste van de maand, en houd je eraan.
• Automatische incasso: bied een machtiging aan. Een huurder kan die wel terugboeken, dus blijf controleren.
• Dagelijks of wekelijks controleren: wie pas na drie maanden kijkt, is te laat.
• Vroeg contact: een vriendelijk telefoontje op dag drie werkt beter dan een harde brief op dag zestig.
• Huur die past: een juiste puntentelling voorkomt later gedoe over de huurprijs. Zie Wet betaalbare huur en WWS-punten en huurverhoging 2027.

Stappenplan

1. Controleer direct na de betaaldatum welke huren niet binnen zijn.
2. Neem binnen een week persoonlijk contact op en probeer een betalingsregeling af te spreken. Leg die schriftelijk vast.
3. Stuur een schriftelijke herinnering met een verwijzing naar de schuldhulp van de gemeente.
4. Meld de achterstand bij de gemeente, volgens de afspraken die je vooraf met die gemeente hebt gemaakt.
5. Stuur een 14-dagenbrief met het bedrag aan incassokosten volgens de staffel.
6. Betaalt de huurder niet, schakel dan een deurwaarder of advocaat in voor de dagvaarding.
7. Bewaar alles: belnotities, brieven, de melding aan de gemeente en betalingen. Dat heb je nodig bij de rechter.

Zo doe je dit in Blokscout

In de Beheer-module lees je bankafschriften in als CSV en boekt Blokscout de huur op de juiste huurder. Je ziet achterstanden per leeftijd (0-30, 31-60, 61-90 en 90+ dagen) en kunt een herinnering voor late huur sturen. In de rapportage zie je per maand huur te ontvangen tegenover ontvangen. Lees ook vastgoedbeheer zelf doen of uitbesteden. Probeer het 14 dagen gratis.